Preparado para Rita Ramírez · Gerencia de Administración
Rita, esto es lo que podemos construir con la Fundación.
Una operación en la que el papel, la captura manual y los reportes de última hora dejan de consumir el tiempo de tu equipo. Lo organizamos por área para que revises con calma cada solución, cómo funciona y qué resuelve.
Video producido íntegramente con IA · 46 s
01 · El punto de partida
El impacto de la Fundación no debería depender del papel.
Una organización con muchos programas, un equipo amplio y miles de participantes acumula procesos que funcionan por costumbre. Cada uno parece pequeño; juntos, absorben semanas de trabajo que no se convierten en atención a las personas.
Formatos en papel
Inscripciones, listas de asistencia, cuadernillos y comprobantes que alguien tiene que transcribir después.
Captura a mano
El mismo dato se escribe dos o tres veces, en sistemas distintos, con errores que nadie detecta a tiempo.
Excel dispersos
Cada área tiene su versión. Saber cuántas personas atendió un programa exige juntar y depurar archivos.
Reportes a última hora
Informes para dirección, donantes y empresas aliadas que se arman a mano, bajo presión y sin trazabilidad.
El dato se captura una sola vez, en el origen —una foto, un formulario o un mensaje—, y desde ahí alimenta automáticamente el expediente, la contabilidad, los tableros y los informes.
Calculadora · ajusta los valores a tu realidad
¿Cuánto tiempo se va hoy en captura y reportes?
Mueve los controles según lo que observas en tu equipo. El cálculo es tuyo: no usamos cifras supuestas de la Fundación.
Ese tiempo puede volver a la atención de participantes, al seguimiento de egresados y a la relación con empresas aliadas.
Cálculo: personas × horas semanales × 48 semanas × porción automatizable. Tiempo completo = 1,920 h/año.
Administración sin captura: del documento al dato, en segundos.
Tu área sostiene todo lo demás. Por eso es donde la inteligencia artificial libera más tiempo con menos riesgo: lee, clasifica, concilia y reporta, y tu equipo valida en lugar de transcribir.
Lo que suele pasar hoy
- Facturas, comprobantes y formatos que se capturan a mano en el sistema contable.
- Conciliaciones bancarias que toman días al cierre de cada mes.
- Solicitudes de compra y reembolsos por correo, sin seguimiento ni historial.
- Expedientes físicos difíciles de consultar y de auditar.
IA · visiónLectura inteligente de documentos
Se toma foto o se escanea una factura, un comprobante o un formato; la IA extrae proveedor, RFC, montos, fechas y conceptos, los valida contra el catálogo y los envía al registro correspondiente. La persona solo revisa lo que la IA marca como dudoso.
AutomatizaciónConciliación y cierre mensual asistidos
Los movimientos bancarios se cruzan automáticamente con facturas, pagos y donativos. Las diferencias se señalan con su posible causa y el cierre se prepara con los reportes listos para revisión.
FlujosCompras, reembolsos y solicitudes con aprobación
Cada solicitud sigue un flujo definido por la Fundación: quién la pide, quién la aprueba y con qué presupuesto se cubre. Todo queda registrado y consultable.
ArchivoExpediente digital con búsqueda en lenguaje natural
Contratos, convenios y comprobantes digitalizados y organizados. Basta preguntar «¿dónde está el convenio vigente con tal empresa?» para encontrarlo.
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios.
Un expediente único por persona, del primer taller al impacto.
Ya existe un prototipo funcionando, diseñado con la identidad de la Fundación y con sus etapas reales. Es la base sobre la que se conecta todo lo demás.
Lo que suele pasar hoy
- La historia de una persona está repartida entre listas, hojas de cálculo y la memoria del equipo.
- Es difícil saber quién pasó de taller a preincubación y de ahí a incubación.
- Los seguimientos dependen de que alguien se acuerde.
CRMExpediente y recorrido completo
Datos, inscripciones, asistencia, sesiones de consultoría, contactos e historial de cada participante, con su avance por etapa: Taller Emprende → preincubación → incubación → impacto.
AutoservicioAutorregistro y asistencia sin papel
Cada grupo tiene su enlace de inscripción para el celular. La asistencia se toma en pantalla y el sistema detecta duplicados y conflictos.
SeguimientoTareas y avisos por responsable
Cada persona del equipo ve sus pendientes de hoy, los vencidos y los próximos. Los recordatorios salen solos y nada se queda sin dueño.
MigraciónImportación del histórico
Las listas en Excel de generaciones anteriores se incorporan con revisión fila por fila, para no empezar de cero.
Prototipo con datos ficticios. En la llamada podemos mostrarlo en vivo.
La red de empresas aliadas, gestionada como el activo estratégico que es.
Las empresas que acompañan a la Fundación esperan resultados claros y medibles. Un sistema de vinculación convierte cada relación en oportunidades concretas para los participantes y en evidencia para cada empresa.
Lo que suele pasar hoy
- Los contactos de cada empresa viven en el correo de una persona.
- Las vacantes y oportunidades no se cruzan a tiempo con los perfiles disponibles.
- Demostrar el resultado de una alianza exige armar un informe a mano.
CRM B2BCartera de empresas aliadas
Historial de cada alianza: convenios, contactos, aportaciones, voluntariado, vacantes y proyectos conjuntos, con alertas de renovación y seguimiento.
IA · coincidenciaVacantes ↔ perfiles
Cuando una empresa publica una necesidad, la IA sugiere a los egresados y emprendedores con el perfil adecuado y el equipo decide a quién postular.
ReportesResultados por empresa
Cada empresa recibe un resumen de su participación —personas colocadas, horas de voluntariado, emprendimientos apoyados— listo para presentar en sus comités de responsabilidad social.
Informes de impacto en minutos, con cifras que se pueden verificar.
Cuando el dato se captura una sola vez y en el origen, el informe deja de ser un proyecto. La IA redacta, el equipo revisa y la Fundación entrega con la confianza de que cada número tiene respaldo.
Lo que suele pasar hoy
- Cada informe para un donante o convocatoria se construye desde cero.
- Las cifras cambian según el archivo del que se tomen.
- Las historias de impacto se pierden porque nadie tiene tiempo de documentarlas.
IA · redacciónInformes por programa, generación o donante
Se elige el periodo y el destinatario; el sistema reúne los datos, genera las gráficas y redacta un borrador en el tono institucional de la Fundación.
ConvocatoriasApoyo para solicitudes de fondos
Con la información ya organizada, las respuestas a convocatorias nacionales e internacionales se preparan en una fracción del tiempo.
HistoriasCasos de éxito documentados
Los avances de cada emprendimiento se convierten en fichas y videos breves de impacto, con autorización de cada participante.
Cifras ficticias para ilustrar el formato.
Atención las 24 horas, sin saturar al equipo.
Las mismas preguntas llegan todos los días por WhatsApp, teléfono y redes. Un asistente bien entrenado con la información oficial de la Fundación las responde al instante y deja a las personas lo que requiere criterio humano.
Lo que suele pasar hoy
- Mensajes sin responder fuera de horario, o respondidos días después.
- Personal dedicado a contestar requisitos, horarios y fechas.
- Convocatorias que requieren diseño, grabación y edición en cada ocasión.
WhatsAppAsistente de inscripción y dudas
Responde con la información aprobada, inscribe a los talleres, envía recordatorios y encuestas, y canaliza a una persona del equipo cuando el caso lo requiere.
VozAgente telefónico con IA
Atiende llamadas con voz natural, orienta a quien busca información y agenda citas. Puedes probar uno nuestro en la sección de evidencias.
Video IAConvocatorias con avatar
Videos cortos con presentador digital y voz natural para redes y WhatsApp, producidos en días y sin necesidad de grabar. El video de bienvenida de esta página es un ejemplo.
Conversación ilustrativa; las respuestas reales se basan en la información oficial de la Fundación.
Los números de la Fundación, al día y en lenguaje natural.
Cuando todas las áreas registran en un solo sistema, dirección deja de esperar reportes: consulta el estado de la operación en cualquier momento y le pregunta al sistema lo que necesita saber.
Lo que suele pasar hoy
- Las cifras para una junta se piden con días de anticipación.
- Cada área reporta con su propio formato y criterio.
- Es difícil comparar programas, sedes o generaciones.
TablerosIndicadores en tiempo real
Personas atendidas, avance por etapa, colocación, costo por participante, ingresos y gastos por programa, actualizados automáticamente.
IA · análisisAsistente de consulta
Preguntas en lenguaje natural sobre los datos de la Fundación, con respuestas que citan de dónde sale cada cifra y respetan los permisos de cada usuario.
AlertasSeñales tempranas
Avisos automáticos cuando un programa baja su asistencia, un presupuesto se acerca a su límite o una alianza está por vencer.
Cifras ficticias para ilustrar el funcionamiento.
07 · Cómo trabajamos
Por etapas, con resultados medibles y sin riesgo para la operación.
No proponemos cambiar todo de golpe. Empezamos donde el beneficio es más claro, lo demostramos con datos y solo entonces escalamos.
Diagnóstico de procesos
Sesiones breves con cada área para mapear cómo se trabaja hoy, dónde se pierde tiempo y qué procesos conviene atender primero.
- Mapa de procesos y puntos de fricción
- Priorización por impacto y facilidad
- Sin costo para la Fundación
Piloto acotado
Una solución en un área concreta, con indicadores definidos desde el inicio: tiempo ahorrado, errores evitados y satisfacción del equipo.
- Alcance y métricas acordados
- Acompañamiento cercano al equipo
- Evaluación conjunta de resultados
Implementación y adopción
Extensión a otras áreas con capacitación práctica del personal, documentación y soporte, para que la Fundación sea dueña de su operación.
- Despliegue por fases
- Capacitación en IA para el equipo
- Soporte y mejora continua
Protección de datos
Tratamiento conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales y al aviso de privacidad de la Fundación.
Acceso por rol
Cada persona ve únicamente la información que le corresponde según su función.
Bitácora completa
Cada cambio queda registrado: quién lo hizo, cuándo y qué modificó.
La IA propone, la persona decide
Toda acción sensible pasa por la validación de alguien del equipo.
08 · Esquema de colaboración
Una alianza diseñada para cuidar los recursos de la Fundación.
Entendemos que cada peso de la Fundación tiene un destino. Por eso proponemos un esquema flexible que puede combinar estas modalidades según lo que más convenga.
Diagnóstico y piloto sin costo
Arrancamos con un diagnóstico y un piloto acotado para que la Fundación evalúe el valor real antes de cualquier compromiso.
Intercambio de servicios
Una parte de nuestro trabajo puede corresponderse con la experiencia de la Fundación: asesoría, formación y acompañamiento empresarial para nuestro propio crecimiento.
Crecimiento por resultados
Las siguientes etapas se definen con base en los resultados medidos del piloto, en el ritmo y alcance que la Fundación decida.
Un beneficio que se extiende a su red. Las soluciones que construyamos con la Fundación también pueden ofrecerse a las empresas aliadas y a los emprendedores que acompañan, como parte del valor que ProEmpleo aporta a su ecosistema.
09 · Trabajo realizado
Lo que ya construimos y puedes probar.
CRM de acompañamiento ProEmpleo
Expediente único, talleres, asistencia, seguimiento e indicadores, con la identidad de la Fundación.
Ver recorrido → PROGRAMACiclo de IA para egresados de Taller Emprende
Cuatro cursos prácticos: finanzas, ventas, organización y generación de clientes con IA.
Abrir micrositio ↗ AGENTE DE VOZAsistente conversacional por voz
Platica con él desde el navegador: hace un diagnóstico y canaliza al equipo.
Probar agente ↗Siguiente paso
Rita, nos encantará conversar contigo y resolver cada duda.
En la videollamada te mostramos el prototipo en vivo y aterrizamos qué área conviene atender primero. Si quieres, comparte este enlace con quien consideres.